Wil je bedrijfsprocessen beter stroomlijnen, bijvoorbeeld door medewerkers te bevrijden van geestdodende repetitieve taken die weinig waarde toevoegen aan hun werk? Met procesautomatisering kan dat. Maar wat is procesautomatisering precies? En wat levert het op? Lees verder om erachter te komen.
Procesautomatisering maakt gebruik van digitale technologie om complexe bedrijfsprocessen te automatiseren. De methode heeft doorgaans drie functies: processen automatiseren, informatie centraliseren en de behoefte aan input van mensen verminderen. Procesautomatisering is ontworpen om knelpunten te verwijderen, fouten en het verlies van gegevens te verminderen, de transparantie en communicatie tussen afdelingen te verbeteren en de verwerkingssnelheid te verhogen.
Procesautomatisering stroomlijnt een systeem door menselijke input grotendeels te verwijderen. Dit verkleint het aantal fouten en verhoogt de leveringssnelheid en kwaliteit. Daarnaast minimaliseer je de kosten en vereenvoudig je het bedrijfsproces. De werkwijze gebruikt softwaretools, mensen en processen om een volledig geautomatiseerde workflow te creëren.
Sommige mensen gebruiken de termen procesautomatisering en robotic process automation (RPA) door elkaar. Maar er zijn enkele belangrijke verschillen. Hoewel ze allebei bedrijfsprocessen automatiseren, houden daar de overeenkomsten op.
Traditionele procesautomatisering is veel breder in zijn toepassingen en integraties dan RPA. Het omvat het gebruik van machines om taken uit te voeren, maar reserveert ook een belangrijke rol voor software, gegevens- en opslagsystemen en integratieactiviteiten. Gerobotiseerde procesautomatisering is daarentegen gericht op frontend-activiteiten en emuleert werk op vrijwel dezelfde manier als een mens zou doen.
De automatisering van bedrijfsprocessen omvat een enorm scala aan taken, waaronder:
Veelvoorkomende processen die wel varen bij automatisering zijn onder meer:
Dit type procesautomatisering kan in iedere branche plaatsvinden en is geschikt voor elke taak met meerdere stappen. Denk aan processen binnen een bedrijf die repetitief en vatbaar voor vertragingen zijn, zoals het verwerken en goedkeuren van leningen, klantenservice en compliance management.
Elke organisatie is anders, maar de vijf basisstappen achter procesautomatisering blijven feitelijk altijd hetzelfde.
Niet elke taak is te automatiseren. Er zijn echter enkele 'quick wins', processen die betrekkelijk eenvoudig te automatiseren zijn met bestaande software. Denk na over taken binnen een organisatie die repetitief zijn, tijdgevoelig zijn, betrekking hebben op meerdere personen en onderdelen, audits nodig hebben, of het potentieel hebben voor een hoge return on investment.
Tenzij je duidelijk weet waar je heen wilt, zullen jouw wijzigingen mogelijk niet leiden tot positieve, blijvende verandering. De organisatie moet beslissen wat haar doelen zijn en hoe automatisering kan helpen om deze te bereiken. Het is ook belangrijk om te plannen hoe succes wordt gemeten.
Hier komt onderzoek om de hoek kijken dat je helpt om de beste oplossingen te vinden. Het ideale systeem is eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen, met intuïtieve interfaces en een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid. Het moet schaalbaar zijn, met oog voor flexibiliteit voor toekomstige groei en verandering binnen de organisatie.
Dit is misschien wel de belangrijkste stap in de overgang naar de nieuwe automatiseringsoplossing. Door de buy-in van personeel te krijgen en medewerkers te trainen in het gebruik van de software, zorg je ervoor dat mensen de technologie effectief en met een positieve instelling gebruiken.
Je nieuwe proces en de gebruikte tools mogen niet statisch zijn. Naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen, moet het systeem dat ook doen. Houd de belangrijkste prestatie-indicatoren voortdurend in de gaten. Nemen de prestaties af? Evalueer dan het proces en kijk opnieuw kritisch naar de behoeften die essentieel zijn voor de levensduur van het systeem.
Met zo'n op maat gemaakte, holistische oplossing, zou procesautomatisering een hele reeks positieve punten moeten opleveren voor elke organisatie die de werkwijze correct implementeert.
Door te gaan zitten, procesworkflows door te nemen en procesautomatisering te implementeren, kunnen eigenaren het bedrijf écht zien en begrijpen. Duidelijk gedefinieerde systemen zorgen voor diepere inzichten in het bedrijf en vergroten de kansen op grotere verbeteringen in de toekomst.
De verregaande automatisering van bedrijfsprocessen blijft de sleutel tot het verbeteren van de productiviteit. Alleen al RPA heeft ertoe bijgedragen dat de productiviteit in bedrijven met 86 procent is verbeterd.
Procesautomatiseringssystemen verbeteren de naleving van regels en procedures. Omdat alle processen automatisch gebeuren, zijn er geen bezuinigingen, geen gemiste stappen en geen vergeten stappen in een proces.
Bepaalde bedrijven melden een kostenreductie van 59 procent, waardoor bedrijven meer inkomsten kunnen genereren, opnieuw kunnen investeren in het bedrijf of kunnen groeien. Na minder dan 12 maanden is er vaak al sprake van rendement op de investering.
Door repetitieve taken te automatiseren en over te laten aan robots en software, geef je medewerkers de kans en tijd om zich te storten op waardevollere en interessantere onderdelen van hun werk. Het resultaat? Meer tevreden werknemers, wat uitmondt in betere bedrijfsresultaten.
Automatisering betekent dat er veel minder capaciteit is voor fouten. Hoewel het verkeerd ontvangen van een bestelling of het hebben van een onjuist adres oplosbare problemen zijn, slokken ze veel kostbare tijd op.
Zoals elk proces of elk type software, kent ook procesautomatisering een aantal uitdagingen.
Weerstand tegen adoptie door werknemers, beperkingen van tools, variaties in processen en een gebrek aan strategische richting van het management zorgen ervoor dat veel organisaties nog wat sceptisch tegenover procesautomatisering staan. De oplossing: de onderzoeksfase correct afronden en zorg dragen voor een brede goedkeuring van het nieuwe systeem.
Een van de belangrijkste stappen bij het maken van een procesautomatisering is het opsplitsen van alle stappen van een proces. Als je stappen overslaat, werkt het systeem niet. De oplossing: in de onderzoeksfase moet je elke kleine stap in het proces afbreken.
Een enorm systeem in één keer reviseren gaat niet werken. De oplossing: automatiseer één taak tegelijk. Dit zorgt voor kleine, stapsgewijze veranderingen en betere training, waardoor de kansen op succes groeien.
Veel organisaties laten de doelen en key performance indicators (KPI's) los die ze aan het begin van het project hebben opgesteld. De oplossing: het systeem continu blijven monitoren en verbeteren. Het is goed mogelijk dat je het snel na de implementatie al moet wijzigen of aanpassen.
Wil je ook profiteren van de vele voordelen van procesautomatisering? Dan helpt Digitaaleon je graag verder. Wij kunnen je uitstekend ondersteunen bij automatiseren van al je processen. Onze expertise omvat onder meer het ontwerp (het inventariseren van jouw digitale behoeftes), de uitvoering en het onderhoud van waardevermeerderende procesautomatisering.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact op met Digitaaleon. Je kunt ons bellen op +31 85 00 43 678, mailen naar info@digitaaleon.nl of het contactformulier op onze website invullen.
Neem contact opVerder met dit onderwerp
Wilt u dit onderwerp praktisch inzetten in uw organisatie? Bekijk hoe wij helpen met procesoptimalisatie.
Het contactformulier wordt geladen zodra u dit onderdeel bereikt.